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河南省档案馆国家重点档案目录体系建设项目质量检查(监理)招标公告
更新时间:2020/4/10

河南省档案馆国家重点档案目录体系建设项目质量检查(监理)招标公告

 

一、项目任务及概算

对河南省档案馆2019年度国家重点档案目录体系建设项目的25万条国家重点档案文件级目录采集的质量监督检查,及对应318万页原文数字化扫描工作进行监理。确保文件级目录数据采集和数字化加工项目质量符合国家档案局的要求。

该项目概算人民币22.7万元

二、投标人资格要求

1.参加本次采购活动应当具备《中华人民共和国政府采购法》的二十二条、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十七条的规定的条件和本文件中规定的条件:

1.1具有独立承担民事责任的能力,提供法人或者其他组织的营业执照等证明文件;

1.201611日以来财务运行状况良好,没有财务被接管、破产状态,有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录,提供2016年、2017年、2018年财务审计报告及报表、单位201911日以来任意1个月缴纳税收和社保资金的证明材料等;

1.3具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料;

1.4提供自201711日以来,在经营活动中没有重大违法记录的书面声明(投标人作出承诺,格式自拟),即在经营活动中没有因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚,或者投标资格被取消,书面声明要求单位法定代表人签字或盖章,并且加盖单位公章;

2.对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的投标人,拒绝参与本项目采购活动;查询渠道:“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)、中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn),查询结果截图或网页打印页须显示查询日期,查询日期在本招标公告发布日期之后;

3.单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位,不得同时参加本项目投标,提供在“全国企业信用信息公示系统”中查询打印的相关材料并加盖公章(需包含公司基本信息、股东信息及股权变更信息);

4.为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的投标人及其附属机构,不得再参加该采购项目的其他采购活动;

5.投标人须具有三年以上(2016-2019年)的档案数字化加工及档案整理、编目经验(具有副省级以上档案馆国家重点档案目录采集工作经验者,在评审中可酌情加分,提供合同及验收报告复印件,原件备查)  

6.本项目不接受联合体投标。

三、参考标准

质检(监理)服务依据国家档案局《档案著录规则》(DA/T181999)、《民国档案文件级目录数据采集操作办法》、《国家重点档案文件级目录数据验收办法》、《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)、《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894—2016)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)等相关技术规范进行。

监理方在工作中使用或参考上述标准、规范以外的技术标准规范时,必须征得河南省档案馆项目管理人员的同意。

四、项目技术要求

(一)目录数据采集的要求

包括:目录著录、审核校对、格式转换、数据验收、数据备份等工作,具体要求如下:

1、民国档案文件级标题采集著录的基本流程与操作规范要求

1.1按照中国第二历史档案馆全国民国档案目录中心下发的《民国档案文件级目录数据采集操作办法》、《民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则》(DA/T 20.1-1999)和其他工作要求,对数字化后的全文数据,进行目录著录、审核校对、数据验收、格式转换、数据备份、数据移交。

2、详细流程描述如下:

2.1目录采集

目录采集是按照《民国档案文件级目录数据采集操作办法》要求,将所需著录项,按照档案内容一一对应逐项填写的过程。

2.1.1在目录采集的过程中,重点把握以下著录项

2.1.1.1文件题名

文件题名常用结构

责任者+为(关于)……(事由、案)+给(致、复)+受文者+文种。

拟写文件级题名时应注意以下几点:

1)文件原题名能揭示内容时,可以照录,有副题名的照录于正题名后。

2)文件没有题名应重新拟定,题名拟定应力求完整,语句通顺、表述全面,揭示责任者、事由、文种。题名不能揭示内容时,重新拟写题名。

3)文件中"事由""摘由"不应作为正式题名。

4)题名所用词语应尽量体现时代特征。

5)题名应客观地反映档案内容,直书其事,不加褒贬。

2.1.1.2责任者,指文件的作者,即对文件负有责任的机构和个人,具体如下:

1)机关、团体责任者必须著录机关、团体全称或通用简称。

2)个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务,并加 "( ) "

3)原文只有个人责任者的姓和职务,如能考证出来,应著录考证出的姓名,并加 "[]"

4)个人责任者无法考证按原文著录。

5)个人责任者有两个以上职务时,应著录档案形成时个人责任者对档案负有责任的职务。

6)原文只署个人责任者字、号、别名、笔名时,除照录原文外,应将其真实姓名或常用名附后并加 "(  )"

7)外国责任者应依次著录民国时期国名简称、统一的中国译名、姓名原文及所担任的职务,国家名简称、姓名原文、所担任的职务均加"(   )"

2.1.1.3时间

文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间;决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间;条约、合同、协议为签署时间;时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日,如“19410824”;文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录,月日缺少或不清部分以“0”补之,年缺少或不清应考证出年份;考证不出年份,应考证出大致年份,著录该年代的起始年份,月日用“0”表示。

2.1.1.4文种

为文件内容所反映的性质及用途,一般为通知、通报、函、电报等等。

2.1.2目录著录中注意事项

2.1.2.1著录用文字:著录用的文字必须规范。著录项目中的数字除题名外一律用阿拉伯数字。著录外文和少数民族文字时,必须依照外文和少数民族文字书写规则,亦可根据实际需要翻译成汉字著录。

2.1.2.2著录时如有字迹不清楚,应该尽可能考证,考证不出的情况下可以录入“□”,每一个字用“□”表示。并在流程单上进行详细记录备查。遇到难以辨认的字,不能猜测进行录入。

2.1.2.3在著录过程中发现工作要求没有明确的应立即报告项目管理人员,不能私自处理。

2.1.2.4对不规范、不准确案卷题名(含英文档案),须依据《民国档案目录中心数据采集标准》及河南省档案馆的要求,进行修订或重新拟写,对于数据库内无目录的须补拟。

2.2审核校对:由校对人员根据标准对拟写标题的内容及格式进行检查,确保标题的规范化。

2.3数据验收

2.3.1采购人按全宗按目录分阶段分批对中标人提交的数据进行验收,数据验收以抽检方式进行,抽检比率不低于10%文件级目录档号准确率100%,题名、责任者、成文时间、页数准确率99.7%以上。

2.3.2对验收中检出的错误,中标人应及时、无偿予以纠正,直至提交验收的数据完全达标;若合格率达100%,则验收“合格”。

2.4格式转换:对采集完成数据进行格式转换,将目录数据库及原文数据并向存储平台迁移。

(二)档案数字化的要求

1、数字化前档案整理要求

1.1对案卷进行清理整编,分件、核对题名、编排页码,要求做到卷内目录、题名、页码清晰、准确、完整,对卷内目录有更改的档案要求重新输出卷内目录。

1.2对于装订物影响扫描工作进行的档案,先行拆除装订物,同时注意保护档案不受损害。

    1.3对于折皱不平影响扫描质量的原件先行压平或熨平等后再行数字化处理。

    1.4扫描工作完成后,拆除过装订物的档案要求重新装订,注意保持档案的排列顺序与卷内目录顺序一致,做到完整、准确、无遗漏。

    1.5在整个项目实施过程中,确保档案实体的安全与完整,避免人为损害。

2实体档案录入要求

2.1遵循标准:国家档案局《档案著录规则》(DA/T181999)、

2.2录入项要求:

要求录入档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号、文件题名、责任者、起始时间、终止时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、附注、受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词、电子画幅数等著录项,建立完备的案卷级、文件级目录数据库。字段长度、格式要求及内容应符合我馆现行档案管理软件要求。

2.3对数字化之前已经建立的目录数据库进行核对,发现错漏、以及不合规范要求的目录数据进行修订、完善。

2.4实体档案案卷目录、文件目录要求与机读目录一一对应,准确率达100%

3、档案具体扫描参数及要求

3.1扫描模式及分辨率要求:采用平板高精扫描仪以及全彩色扫描模式,分辨率不低于300dpi

对于薄透与字迹褪变档案的数字化,要求使用相同大小白纸衬底,再行扫描;字迹褪变档案扫描时,需要调整亮度、对比度等参数,以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色(只剩划痕)或复写纸字迹且发生浸染时,可扫描该页档案反面,再做镜像文件。

3.2文件格式要求:TIFFJPGPDF

3.3命名规则,以档号+顺序号的形式命名。

3.4扫描件与原件一一对应,无错漏,数字化加工处理过程严格遵循《国家档案行业标准:纸质档案数字化技术规范》,对纸质档案扫描形成的图像应作质量检验、纠偏、去污、去边、拼接等处理,同时最大化地完整保留档案原始幅面的内容和大小,确保形成的图像清晰、完整、不失真、不影响图像的利用效果。

4电子档案文件的挂接要求

4.1应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应,确保加工扫描成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。确保扫描图像与案卷目录、卷内文件目录100%挂接正确,并将正确的数据导入河南省档案馆现有档案数据库中。

4.2所有数字化形成的目录数据与图像数据,经过质检环节确认为“合格”后,方可以在线方式挂接到数据库。

5数字化后电子档案的移交与校验

5.1一卷档案的影像文件必须存放在同一块硬盘上,不允许拆分。

5.2提交原始扫描图像(TIFF)数据磁盘一套,转换后的图像(JPG)数据磁盘两套,生成的文件(PDF)数据磁盘一套。数据磁盘应包括:本盘内所包含档案扫描图像文件档案目录数据和盘内文件说明。

5.3磁盘封面要贴上磁盘编号以及对应档案编号的标签。

5.4提交磁盘目录表一套,记录磁盘号与案卷内容。

5.5要整理出一套记录数字化加工过程的档案,包含技术数据及整个工作流程。

五、监理方工作要求

监理方要按照项目建设目标和要求,遵循国家、省信息项目建设监理的有关文件及规范要求,秉承“守法、诚信、公正、科学”的准则,代表采购人的利益,在采购方有关职能部门的指导下,通过对项目质量控制、进度控制及合同管理、信息管理、组织协调等方式,依据合同及相关技术要求对项目的全过程进行管理,完成对项目的控制和协调、合同执行,以及文档资料等的有序管理,并做好项目验收后的服务,最终圆满完成项目建设。

1.质量控制

1.1协助采购人依据有关标准及项目需求确定项目抽检验收方案,对省档案馆馆藏档案数字资源建设项目的数字化成果数据,100%进行质检;对目录数据采集按照50%的比例抽检。

1.2质量抽样检查内容为:一是案卷文件整理质量及数字化成果数据质量。数字化成果数据质量包括图像文件与档案原件排序的一致性、数据挂接的准确性、图像拼接的完整性、图像质量的清晰度、及目录数据的准确、完整、规范等;

二是民国档案目录数据采集的质量,按照《民国档案文件级目录数据采集操作办法》、《国家重点档案文件级目录数据验收办法》的要求,对目录数据进行严格审核,以保证目录数据的差错率控制在0.3%以内。

1.3熟悉本项目工作内容和各流程操作要求,监督项目实施过程与项目需求、计划的执行情况;

1.4进行现场监督并记录有关情况,规范整理各环节文档资料,为采购人提供全程质量监控服务;

1.5参与审核项目承建单位用于档案数字化加工过程中所需材料的质量证明及有关检测文件;

1.6对档案数字化加工过程中出现的质量问题,及时向采购人报送相关处理方案,并下达监理通知,要求承建单位进行整改,并建立完备台账;

1.7项目监理负责人应参加工作安排、协调会议,进行必要的管理和协调工作,服务期须保证每天至少有5人到岗;

1.8对质量检查中存在的问题,应及时要求承建单位整改。整改完毕由监理单位检查核对整改情况并签署报验单,并在此基础上提交经监理单位负责人审核签字的项目质量评估报告。

2.进度控制

2.1熟悉合同文件中有关项目工作进度的条款,及时建立项目总进度计划、月完成工作量统计表,对实际完成量与计划完成量进行比较、分析,并在监理月报中向采购人报告;

2.2协助采购人对项目承建方的现场加工人员是否到位、在岗、出勤、履职等情况进行监督和管理;

2.3理顺采购人和承建方的关系,以提高工作效率为目标,协助采购人协调处理各方关系;

2.4根据实际情况,按月提交相关进度控制报告。当实际进度符合计划进度时,应要求承建单位编制下一期进度计划;当实际进度滞后于计划进度时,监理应及时通知项目承建单位采取有效措施整改并监督实施。

3.安全保障

3.1协助采购人明确项目的安全需求,检查落实项目合同中与信息安全相关的技术要求,及时报告操作过程中存在的安全风险;

3.2依照承建单位的合同条款,落实项目实施现场的安全文明管理和安全检查及文档交付等有关保密责任;

3.3落实项目实施现场卫生、文明施工检查以及成果保护工作;

3.4完成对实体档案以页为单位的清点检查工作,确保档案完好入库;

3.5参与项目实施现场内所有纸质材料和外部数据的检查销毁及台账建立工作;

3.6参与安全保密监控录像的整理、调阅利用工作;

3.7做好节假日及每日下班前加工场所设备的安全检查工作。

4.人员要求

为了保证档案实体和档案信息的安全及扫描、目录著录的质量,投标方要保证一支相对稳定的队伍,项目实施过程中,人员更换率不超过15%;目录著录人员要具有本科以上学历,并有30%是档案专业毕业;相关人员要严格遵守招标方的保密、安全各项要求。

六、服务期限

自合同鉴定之日起4个月。即完成2019年省档案馆数字化项目承建方交付项目的质检工作,加上项目验收后台账整理并移交采购人所需要的时间。

七、投标报名

投标人应根据公告的项目基本情况以及自身情况编制投标文件,主要应包括下列内容:

1、投标人基本情况:投标人营业执照复印件(原件备查);法定代表人授权委托书、身份证(原件)等;投标人认为可以证明其能力、业绩、信誉和信用的其他材料。

2、投标方式:本项目采用书面投标方式。投标文件一式两份,密封在文件袋内,并盖章确认。

投标文件须在202042017:00投标截止时间前,由投标人或法定代表人授权委托人直接递交至河南省档案馆科研技术处。

3、评标方式:在投标截止日起10个工作日内,河南省档案馆将根据《河南省政府采购管理办法》和《河南省档案局自行组织采购工作(试行)规定》的要求,组织相关人员对投标截止时间前收到的投标文件进行评判,以综合评分最高的为中标人。并将在一周内电话,并书面通知中标人。

4、合同签订:中标人与采购人应当在收到《中标通知书》发出之日起一周内签订合同。

因故不能签订合同的,中标人应在接到电话中标通知起2个工作日内,电话、并书面告知招标人。

如果中标人没有按照上述规定签订合同,或已电话、并书面告知招标人不能签订合同的,招标人将取消原中标决定。在此情况下,招标人可将该标授予下一个中标候选人或者重新招标。

联系人:王建祥

联系电话:(037165905571


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